Automatisering begint steeds meer een feit te worden. Digitale oplossingen beginnen te groeien voor steeds meer branches. Geldt dit straks ook voor de vastgoedbranche?
Het komt vaak in het nieuws voorbij, er is een groei van beleggers die investeren in vastgoed. Deze beleggers zijn steeds vaker in het bezit van meer panden en ruimtes. Om dit in goede banen te laten lijden worden er steeds meer software tools ontwikkeld.
Automatisering van vastgoed beheer
Als vastgoedbeheerder herken je dit probleem waarschijnlijk ook: het kost enorm veel tijd. De reparatieverzoeken komen op verschillende kanalen binnen, zoals de mail of Whatsapp. Huurovereenkomsten maken is handwerk en de inspectierapportages zijn niet professioneel. Met als eindresultaat dat jij als beheerder weinig tijd hebt om te groeien. Daarnaast irriteert de huurder zich, omdat de communicatie stroef verloopt.
Er zijn verschillende taken die je hebt als je vastgoed zelf beheert. Hierin kan er een onderscheid gemaakt worden tussen twee verschillende soorten beheer, namelijk financieel beheer en technisch beheer.
Financieel Beheer
Onder financieel beheer zouden de volgende zaken kunnen vallen:
- Maken van facturen
- Het innen van de huur
- Het innen van de waarborgsom
- Het afhandelen van de waarborgsom
- Het in de gaten houden van wanbetalers
- Verdere stappen ondernemen bij wanbetalers
- Het verwerken van de jaarlijkse huurverhogingen
- Afrekenen energie, gas en elektra
Technisch beheer
Onder technisch beheer kunnen de volgende taken worden geschaald:
- Huurders te woord staan die een klacht hebben
- Het beantwoorden en in gang zetten van reparatieverzoeken
- Verantwoordelijk zijn voor een begin en eindinspectie
- Eventueel verrekening van reparaties
- Periodieke bezoeken
Automatisering van systemen
Vandaag de dag zijn er verschillende softwaresystemen die sommigen processen automatiseren. Zo ook Qaasaa. Dit vastgoedsoftware systeem is ontstaan, omdat er geen gemakkelijke en betaalbare software was. Qaasaa is uitgerust met de volgende functionaliteiten:
- Een eenvoudig overzicht van alle objecten
- Het beheren van je huurders
- Een ticketsysteem waarin huurder een reparatieverzoeken kunnen indienen
- Een huurders login
- Het maken van verschillende inspecties
- Digitale ondertekening
- Opslaan van afbeelding en documenten
Qaasaa weet wat er nodig is om te slagen en delen onze best practices, zodat jij een beter bedrijf kunt opbouwen.
Het is als beheerder efficiënt om over te stappen naar een dergelijk software systeem, omdat dit flink kan besparen op tijd en kosten. Door veel handelingen in hetzelfde systeem opgeslagen te hebben is alle benodigde informatie altijd dichtbij. Dit kan je makkelijk een paar uur beheer besparen per week.
Maar hoe werkt een vastgoedbeheer software dan precies?
Zoals al eerder benoemd kan je met Qaasaa gemakkelijk jouw objecten beheren. Aan de hand van een paar simpele klikken kan er een nieuw object worden toegevoegd. Onder object verstaat Qaasaa: woningen, winkels, kantoorruimte en bedrijfsruimte. Het is ook mogelijk om een project toe te voegen. Dit is ideaal als je meerdere objecten in beheer hebt in hetzelfde gebouw. Wanneer hier een bewerking voor is vereist, is dit eenvoudig door te voeren.
Verschillende functies
Een kandidaat kan gemakkelijk worden toegevoegd in het systeem. Alle gegevens die je nodig hebt van de huurder kan je hierin toevoegen. Zo heb je een geheel dossier meteen compleet. Je kan een kandidaat voorstellen aan een object of je hebt je keuzen al gemaakt en wil de kandidaat als huurder maken. Via 2 klikken kan je een kandidaat toevoegen aan een object.
De huurder krijgt ook een eigen login. Door de huurder uit te nodigen wordt er een mail naar de nieuwe huurder verstuurd. Hiermee kunnen zij een eigen inlog aanmaken. Vanuit hun kant van het systeem, kunnen zij documenten uploaden en hun eigen gegevens inzien. Op deze manier ontstaat er volledige transparantie tussen huurder en verhuurder. Daarnaast kan de huurder een ticket aanmaken.
Het ticket systeem is opgedeeld in verschillende categorieën. De huurder kan via deze weg een klacht indienen of een reparatieverzoek aanvragen. Dit kan ondersteund worden met afbeeldingen. Wanneer er een nieuw ticket in de mailbox staat wordt dit via een nummer aangegeven op het beginscherm. Zo kan je nooit een ticket missen. De beheerder kan in dit ticket voor zichzelf aantekeningen maken. Ook kan de status van het ticket worden aangepast. Zo is voor de betrokken partijen duidelijk hoe het ervoor staat.
Het is voor de beheerder mogelijk om zelf inspectie rapportages toe te voegen. Ook staat er een standaard sjabloon in die gebruikt kan worden. In de inspectie rapportage kunnen foto’s worden toegevoegd. Vervolgens kan het document door beide partijen digitaal ondertekend worden.
Automatisering als oplossing
We leven momenteel in een digitaal tijdperk waarin automatisering van processen en systemen voorop staat. Zo worden er ook steeds meer digitale oplossingen gemaakt voor vastgoed processen. Er is een groeiende vraag naar software gericht op vastgoed. Het werk zo goed, omdat je als beheerder alle kleine losse systemen kan loslaten en bijvoorbeeld met Qaasaa kan gaan werken.
Daarnaast is Qaasaa een van de goedkoopste systemen die momenteel op de markt beschikbaar is. Met Qaasaa betaal je per actieve unit. Dit betekend dat je alleen betaald wanneer je een huurder voor je object hebt, maar het object al wel kan toevoegen in het systeem.
Ervaringen van gebruikers
Qaasaa heeft mooie complimenten vanuit hun gebruikers gekregen. De ervaringen van de gebruikers:
‘Qaasaa is de hart van onze organisatie. Onze verhuurders en huurder worden door een gebruiksvriendelijk systeem met elkaar verbonden.’
‘ Sinds wij Qaasaa in gebruik hebben zijn wij effectiever en efficiënter gaan werken, dit was het systeem wat wij nodig hadden om te kunnen groeien.’
Samenvatting
Je ziet steeds meer ontwikkelen in de vastgoedbranche. Dit is vooral gebaseerd op het automatisering en digitalisering van verschillende processen. De digitalisering is ingezet om tijd te besparen, zodat een bedrijf verder kan gaan groeien. Als je het beheer zelf gaat doen zijn er verschillende taken die daarbij horen kijken. Deze taken kunnen onderverdeeld worden in financieel- en technisch beheer. Wanneer je overweegt om te gaan werken met een vastgoedbeheer software systeem is Qaasaa geschikt voor jou. Qaasaa beschikt over veel functionaliteiten en is gebruiksvriendelijk.
Mocht je meer vragen hebben over Qaasaa bekijk dan de FAQ.
Ben jij nieuwsgierig geworden naar? Plan dan een demo in of vraag meteen een gratis proefpakket van 14 dagen aan.
